UFRR cria setor para orientar elaboração e implementação de projetos institucionais

Para aproximar as áreas fim e meio da instituição, racionalizando processos e dando celeridade à elaboração e implementação de projetos, a Universidade Federal de Roraima (UFRR) criou uma unidade chamada Escritório de Projetos (EP).
O Escritório de Projetos orientará as unidades acadêmicas e administrativas de atividades fim (ensino, pesquisa e extensão) para a elaboração de peças de instrução dos processos relacionados aos seus projetos e iniciativas, prioritariamente àqueles alinhados ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2021-2025.
“O Escritório foi criado em virtude, principalmente, da demora de maturação de alguns projetos, por falta de conhecimento dos proponentes na elaboração de algumas peças de instrução dos processos como um Termo de Referência ou Plano de Trabalho, por exemplo”, explica Carlos Augusto Carvalho, pró-reitor de Planejamento da UFRR.
Outro objetivo do EP é solucionar problemas existentes na instrução dos processos de projetos institucionais, como o atendimento aos prazos licitatórios, às exigências dos Termos de Execução Descentralizada (TEDs) ou a execução de projetos financiados por emendas parlamentares.
FUNCIONAMENTO - O Escritório de Projetos funcionará em sala própria, no térreo do prédio da Reitoria, próxima à Pró-reitoria de Planejamento. O atendimento será por demanda e em data agendada, feito por profissionais das pró-reitorias de atividades meio (PROAD, PROGESP, PROINFRA e PROPLAN), chamados de Gestores de Projetos ad hoc.
Os Gestores de Projetos orientarão os profissionais das unidades de atividades fim (PROEG, PRPPG, PRAE, Centros, Institutos e Escolas), denominados Agentes de Projetos ad hoc, na elaboração e tramitação das peças de instrução de processos referentes às iniciativas e projetos institucionais.
COMO CONTATAR - Os Agentes de Projetos, representantes das unidades de atividades fim, enviarão pelo e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. as suas demandas à Pró-reitoria de Planejamento (Proplan), que contatará a pró-reitoria de atividade meio que mais se afine com o tema. Esta, por sua vez, designará o profissional mais capacitado à orientação daquele assunto específico.
A Proplan providenciará a elaboração de portaria específica de agendamento de dia e horário para que o Agente de Projetos receba as orientações do Gestor de Projetos.
OBJETIVOS ESPERADOS - No curto prazo espera-se que cada Agente de Projetos receba orientação sobre elaborar a peça de instrução para o processo específico do momento.
A médio prazo, o Agente de Projetos receberá orientações sobre as diversas peças que instruem os processos de iniciativas ou projetos da sua unidade fim.
Assim, a longo prazo, os Agentes de Projetos atuarão como disseminadores desses conhecimentos nas suas unidades.
“É esperado que esses conhecimentos compartilhados contribuam para a redução de erros nas instruções processuais, além de agilizar os procedimentos e diminuindo os riscos de governança e de gestão da UFRR”, afirma o pró-reitor de Planejamento.
ÁREAS DE ATUAÇÃO - O EP ajudará a todos os projetos apresentados na UFRR, indistintamente, em especial na elaboração dos documentos e execução de atividades como o Planejamento da Unidade; Proposta Orçamentária para Exercícios Futuros; Planejamento de Contratação Anual (PCA); Lançamento de dados no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (Sistema PGC) e Plano de Ação Anual.
Também prestará assessoria para a elaboração da Planilha de Aplicação de Recursos Orçamentários Descentralizados; Plano de Trabalho (PTA); Análise Técnica; Documento de Formalização de Demanda (DFD); Documento de Oficialização da Demanda (DOD); Estudo Técnico Preliminar (ETP); Declarações de ETP; Planilha de Custos de Formação de Preços; Pesquisa (Cotação) de Preços e Mapa Comparativo de Preços.
Os Gestores de Projetos ad hoc do Escritório de Projetos também orientar sobre como fazer Termo de Referência (TR); Mapa de Riscos; Ajustes necessários após parecer da CONIN e AGU; Execução Orçamentária e Financeira do Exercício, bem como dos prazos para instrução de processos e remanejamento de verbas; Análise Crítica; Relatório de Gestão e Prestação de Contas; Certidões e Declarações; e Regimento Interno.